Administrar a saúde financeira de uma clínica vai além dos diagnósticos. Lei 6.404/76, Código Civil e Normas Brasileiras de Contabilidade (NBCs) compõem o arcabouço que exige relatórios claros e tempestivos. A NBC TG Estrutura Conceitual orienta apresentação fiel dos números, enquanto a ITG 2000 impõe registro pelo regime de competência. Especialistas ressaltam que, sem livros bem escriturados, o gestor corre risco de sofrer glosas de convênios e entraves na obtenção de crédito.
Tributação e Natureza Jurídica
A definição de forma societária — limitada, anônima ou simples — interfere no regime fiscal. Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional trazem alíquotas e obrigações distintas. Receitas mais robustas tendem ao Lucro Real, pois despesas dedutíveis reduzem a base de cálculo. Consultórios menores preferem o Lucro Presumido, cujo recolhimento segue percentuais pré-fixados. Contar com contador para médico pessoa jurídica ajuda a mapear impactos antes da escolha.
Regras Contábeis Específicas
Além do balanço patrimonial, clínicas precisam controlar prontuário eletrônico, estoques de materiais e provisões para glosas. A resolução do Conselho Federal de Medicina sobre prontuário eletrônico exige guarda mínima de vinte anos, influenciando depreciação de servidores. Estoques devem seguir CPC 16: o valor registrado não pode superar o realizável líquido. Honorários a receber exigem provisão para inadimplência, evitando superestimativa de lucro.
Controles Internos e Transparência
Segregar funções é medida elementar contra fraudes. Relatórios por especialidade revelam margem, ticket médio e ocupação de salas. O Livro Caixa fornece leitura instantânea dos fluxos, enquanto conciliações bancárias diárias afastam duplicidades. O balanço patrimonial anual sintetiza ativos, passivos e patrimônio líquido, servindo de guia para investimentos em equipamentos de alta tecnologia.
Riscos Fiscais e Sanitários
A Receita Federal cruza ECF, EFD-Contribuições e DMED com rapidez. Divergências geram multas de até 225 % do imposto devido, acrescidas de juros pela Selic. Fiscalizações sanitárias, embora focadas em aspectos clínicos, costumam solicitar demonstrações como prova de capacidade operacional. Atrasos no recolhimento de INSS sobre pró-labore expõem sócios a bloqueios judiciais.
Boas Práticas para Sustentabilidade
Gestores bem-sucedidos implementam centro de custos, controle fino de contas a receber e classificação detalhada de despesas. Aplicar CPC 46 na avaliação de imóveis e equipamentos fornece base sólida para captação de recursos. Indicadores de liquidez, rentabilidade e endividamento orientam decisões de expansão, fusões ou aquisição de novas especialidades.
Obrigações Acessórias
Além do cálculo de tributos, clínicas devem transmitir arquivos eletrônicos ao Sistema Público de Escrituração (SPED). A ECD entrega o Livro Diário e o Razão, enquanto a ECF substituiu a antiga DIPJ, detalhando lucro e impostos apurados. Há ainda a S-1210 do E-Social, que lista retenções previdenciárias sobre pró-labore e salários. Descumprir prazos, mesmo que por poucos dias, resulta em multas automáticas, geradas sem análise humana. Um calendário claro, compartilhado com a contabilidade, evita penalidades desnecessárias. O Conselho Federal de Contabilidade sugere manter arquivos de respaldo por no mínimo cinco anos, inclusive notas fiscais eletrônicas de aquisição de insumos. Armazenamento seguro e indexado poupa tempo durante uma fiscalização surpresa e protege o sigilo das informações clínicas.
Olhar para o Futuro
A reforma tributária em debate promete unificar tributos federais e municipais, alterando cálculos de impostos sobre serviços de saúde. Paralelamente, cresce a exigência de integração entre prontuário eletrônico e obrigações acessórias, o que demandará sistemas contábeis capazes de dialogar com plataformas governamentais. Participar de seminários, acompanhar publicações oficiais e investir em formação contínua ajuda a antecipar mudanças e evitar passivos.